Lohnausweis – Tipps und Tricks
Es ist wieder so weit. Das Lohnjahr 2022 ist beendet, sämtliche Spesen vom Jahr 2022 sind abgerechnet und eventuell haben Sie die Lohndeklarationen ebenfalls bereits schon erledigt. Das Einzige, was Ihnen jetzt noch fehlt, ist der Lohnausweis. Doch wie bei vielen Lohnthemen hat auch der Lohnausweis seine Eigenheiten und birgt Stolpersteine. Wir möchten nun einige Tipps für Sie zusammentragen, um Ihnen das Ausfüllen zu erleichtern.
Wieso muss ein Lohnausweis ausgestellt werden?
Dies ist im direkten Bundessteuergesetz festgelegt. Im Art. 127 Abs. 1 lit. A DBG steht geschrieben, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, die Leistungen an seine Arbeitnehmer in einer schriftlichen Bescheinigung festzuhalten.
Mit dieser Feststellung, dass der Lohnausweis seine Grundlage im DGB hat, ist nun auch klar, dass es sich beim Thema Lohnausweis nicht nur um ein Lohnthema, sondern auch um ein Steuerthema handelt.
Müssen mehrere Lohnausweise ausgefüllt werden, wenn ein Mitarbeiter während dem Jahr ausgetreten und wieder eingetreten ist?
Nein, es muss der erste Tag von der ersten Anstellung und der letzte Tag von der letzten Anstellung angegeben werden. In den Bemerkungen unter Ziffer 15 muss dann der Hinweis «kein durchgehendes Arbeitsverhältnis» eingetragen werden.
Wann muss das Feld «F» unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort angekreuzt werden?
Um diese Frage zu beantworten, muss ausgeholt werden. Die Notwendigkeit des Feldes F besteht aus zwei Gründen, die sich im direkten Bundessteuergesetz finden lassen. Der wichtigere Artikel hierfür ist Art. 26 DBG. Dieser regelt die abzugsfähigen Berufskosten, wozu der Weg zwischen Wohn- und Arbeitsweg bis zu einem Betrag von maximal CHF 3'200 gehört. Wird der Arbeitsweg nun schon von der Firma bezahlt, darf kein Abzug erfolgen. Ansonsten wäre der entsprechende Mitarbeiter doppelt bevorteilt.
Der zweite Bezug zum Steuergesetz sind die Art. 16 DBG und Art. 17 DBG. Diese beiden Artikel regeln, welche Einkünfte steuerpflichtig sind. Darunter fallen auch die geldwerten Vorteile, welche auch sozialversicherungspflichtig sind.
Von der Firma kann nun ein Geschäftsfahrzeug mit Möglichkeit zur privaten Nutzung oder ein Abo für den Öffentlichen Verkehr zur Verfügung gestellt werden.
Geschäftsfahrzeug
Beim Firmenwagen kommen nun gemäss der oben aufgeführten Erklärung folgende Sachverhalte zum Zug:
- Private Nutzung des Geschäftsfahrzeuges (geldwerte Vorteile)
- Nutzung des Geschäftsfahrzeuges für den Arbeitsweg
Da die Firma das Fahrzeug finanziert hat und auch die Unterhaltskosten zahlt, gilt auch der Arbeitsweg grundsätzlich als von der Firma finanziert. Die Nutzung für den Arbeitsweg wird mit dem Ankreuzen des Feldes «F» deklariert und somit kann der entsprechende Mitarbeitet keine zusätzlichen Kosten für den Arbeitsweg in der Steuererklärung in Abzug bringen.
Wie oben erwähnt, muss nun aber auch der geldwerte Vorteil vom Mitarbeiter versteuert werden, dies kann durch zwei Methoden gemacht werden, welche unterschiedliche Auswirkungen auf das Feld «F» haben.
- Mit dem Privatanteil von 0.9% auf den Ankaufspreis des Fahrzeuges exkl. MWST. Der Betrag von mind. CHF 150 pro Monat, wird auf der Lohnabrechnung ausgewiesen und anschliessend auf dem Lohnausweis in der Ziffer 2.2 (Privatanteil Geschäftsfahrzeug) deklariert. Der Privatanteil wird im Übrigen immer auf den vollen Kaufpreis berechnet, auch wenn z.B. die Firma nur einen Kaufpreis von CHF 50'000 übernimmt und der Rest vom Mitarbeiter finanziert werden muss. Zivilrechtlich gehört das Geschäftsfahrzeug nämlich trotz des Kostenanteils des Mitarbeiters der Firma.
- Die Nutzung des Geschäftsfahrzeuges für private Zwecke kann jedoch auch anders berechnet werden. Dazu muss ein Boardbuch geführt werden, in das jeder privat gefahrene Kilometer eingetragen werden muss. Zu den privat gefahrenen Kilometern gehört auch der Arbeitsweg. Wählt man also diese Methode muss auf das Kreuz im Feld F verzichtet werden und der Arbeitnehmer kann den Weg zwischen Wohn- und Arbeitsweg in der Steuererklärung wieder abziehen.
Die Erhöhung des Privatanteils von 0.8% auf 0.9% hat zusätzlich zur Folge, dass die Aussendiensttage nicht mehr ermittelt werden müssen. Dies hat den Grund, dass nun im Privatanteil von 0.9% ebenfalls auch der Arbeitsweg enthalten ist.
ÖV-Abonnemente
Bei den ÖV-Abonnementen sind folgende Typen zu unterscheiden:
- Generalabonnement (GA)
- Abonnemente für den Arbeitsweg
- Halbtax
Hier ist in erster Linie zu unterscheiden, ob die Abonnemente geschäftlich begründet sind. Ein Generalabonnement ist z.B. dann geschäftlich begründet, wenn alle Einzelbillette, die für Geschäftsreisen benötigt sind, in der Summe höher sind als der Preis des Generalabonnements. Ist dies der Fall muss ein Kreuz im Feld F eingetragen werden, da der Arbeitsweg ebenfalls mit abgegolten ist.
Ist ein Generalabonnement nicht geschäftsmässig begründet oder wird sonst ein Abonnement nur für den Arbeitsweg bezahlt, stellt dieser Umstand wieder einen geldwerten Vorteil da, welcher Versteuert werden muss. Feld «F» ist dann nicht anzukreuzen, jedoch muss der Wert (Marktpreis oder Differenz zum selbstbezahlten, niedrigeren Kaufpreis) des Abonnements in der Ziffer 2.3 «Andere Gehaltsnebenleistungen» angegeben werden.
Das Halbtax ist nochmals anders zu werten. Aus Gründen der Praktikabilität muss ein gratis abgegebenes Halbtaxabonnement weder als Gehaltsnebenleistung noch mittels Ankreuzens des Feldes «F» deklariert werden.
Wie sind Spesen im Lohnausweis zu deklarieren?
Als Spesen gelten in erster Linie Entschädigungen und Vergütungen, welche vom Arbeitgeber für Auslagen des Arbeitnehmers, die im Rahmen von dienstlichen Tätigkeiten entstanden sind, bezahlt werden. Sie können in drei Untergruppen geteilt werden und werden im Lohnausweis in Ziffer 13.1 und Ziffer 13.2 deklariert.
- Effektive Spesenvergütungen
- Pauschale Spesenvergütungen
- Spesenvergütungen im Rahmen eines genehmigten Spesenreglements
Die effektiven Spesen werden in der Ziffer 13.1 im Lohnausweis angegeben. Werden folgende Kriterien erfüllt, muss der Betrag nicht deklariert werden und lediglich ein Kreuz im Feld in der Ziffer 13.1.1 gemacht werden.
Kriterien:
- Übernachtungsspesen werden gegen Beleg zurückerstattet
- Die Höhe der Mittags- und Abendessenspesen entspricht in der Regel einem Wert von maximal CHF 35 oder die Pauschale für eine Hauptmahlzeit entspricht maximal CHF 30.
- Kundeneinladungen werden gegen Originalquittung abgerechnet
- Die Rückerstattung der Spesen für den öffentlichen Transport erfolgt anhand des Beleges
- Für die geschäftliche Nutzung des Privatfahrzeuges werden maximal CHF 0.70 pro gefahrenen Kilometer vergütet
- Kleinspesen werden gegen beleg oder in Form einer Tagespauschale von maximal CHF 20 vergütet
Sind die oben aufgeführten Kriterien nicht eingehalten oder liegt kein genehmigtes Spesenreglement vor, sind die Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen, die gegen den effektiven Beleg vergütet worden sind, betragsmässig in der Ziffer 13.1.1 einzutragen. Alle weiteren übrigen effektiven Spesen müssen ebenfalls in Ziffer 13.1.2 eingetragen werden, jedoch muss zusätzlich dazu noch die Art ins dazugehörende Feld eingetragen werden.
Die pauschalen Spesenvergütungen sind immer, dies gilt auch bei einem genehmigten Spesenreglement, Betragsmässig im Lohnausweis anzugeben. Dazu werden Sie in drei Kategorien eingeteilt.
- Die pauschalen Repräsentationsspesen sind Spesen, die für leitende Mitarbeiter oder Aussendienstpersonal für Kleinspesen (Einzelausgaben unter CHF 50) und repräsentative Auslagen ausbezahlt werden. Sie werden in Ziffer 13.2.1 deklariert
- Die pauschalen Autospesen werden ausbezahlt, wenn ein Mitarbeiter in der Regel mehrere tausende Kilometer mit dem privaten Fahrzeug für das Geschäft fahren muss. Sie werden unter Ziffer 13.2.2 eingetragen.
- Die übrigen Pauschalspesen, die keiner der oberen Kategorien angehören, müssen in der Ziffer 13.2.3 angegeben werden. Dazu muss jedoch ebenfalls eine Beschreibung ins dazugehörige Feld, in welcher man die Art der Spesen nennt.
Alle pauschalen Spesen sollten in etwa den effektiven Auslagen entsprechen.
Wenn eine Firma abweichende Regeln von den Kriterien der effektiven Spesen bestimmen möchte, ist es sinnvoll, diese in einem Spesenreglement festzuhalten und sie vom Sitzkanton genehmigen zu lassen. Im Spesenreglement werden dann ebenfalls die pauschalen Spesen geregelt. Wird das Reglement genehmigt, müssen im Lohnausweis wiederum nur die pauschalen Spesen ausgefüllt werden. Ein Spesenreglement, welches vom Sitzkanton genehmigt wurde, wird in der Regel auch von allen anderen Kantonen anerkannt. In der Ziffer 15 muss bei einem genehmigten Spesenreglement der Vermerk: «Spesenreglement durch Kanton XY (Autokennzeichen des Kantons) am (Datum) genehmigt» aufgeführt werden.
Müssen Weiterbildungen im Lohnausweis deklariert werden?
Bei dieser Frage müssen kann grundsätzlich eine Unterscheidung zwischen beruflichen und nicht berufsorientierten Weiterbildungen unterschieden werden.
Wenn die Weiterbildung nicht berufsorientiert ist und vom Arbeitgeber bezahlt wurde, muss der Betrag unter Ziffer 3 «Unregelmässige Leistungen» deklariert werden und somit zählt dieser Betrag zu den steuerbaren Einkünften.
Die berufsorientierten Weiterbildungen hingegen gehören nicht zu den steuerbaren Einkünften. Dies regelt der Art. 17 Abs. 1bis DBG welcher aussagt, dass diese Art von Weiterbildung oder Umschulung kein geldwerter Vorteil darstellt. Wird die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt muss der Betrag nicht auf dem Lohnausweis erscheinen. Lautet die Rechnung auf den Arbeitnehmer und wird durch den Arbeitgeber vergütet, muss der Betrag in Ziffer 13.3 «Beiträge an die Weiterbildung» ausgewiesen werden. Dies ist ebenfalls der Fall, wenn der Arbeitnehmer den Betrag bezahlt hat und der Arbeitgeber bei erfolgreich abgeschlossener Ausbildung den Betrag zurückerstattet.
Wurde der Betrag vom Arbeitgeber ursprünglich vom Arbeitgeber bezahlt, und muss der Arbeitnehmer den Betrag aufgrund nicht bestandener Prüfung (so durch den Arbeitgeber geregelt) oder vorzeitigem Stellenwechsel zurückbezahlt werden, kann eine Bemerkung dazu im Lohausweis in Ziffer 15 erfolgen.
Geht das Arbeitsverhältnis vorzeitig zu Ende und die Kosten der abgeschlossenen Weiterbildung müssen zurückgezahlt werden, kann es vorkommen, dass der neue Arbeitgeber diese Kosten bezahlt. In diesem Fall stellt es wieder einen geldwerten Vorteil dar und muss unter Ziffer 3 «unregelmässige Leistungen» deklariert werden. Hierbei ist jedoch das Wort abgeschlossene Weiterbildung das Schlüsselwort, welches diesen Effekt bewirkt. Entschädigt der neue Arbeitgeber jedoch seinen Mitarbeiter für eine noch andauernde Weiterbildung muss der Betrag in Ziffer 13.3 deklariert werden.
Müssen Geschenke auf dem Lohnausweis deklariert werden?
Naturalgeschenke bis zu CHF 500 pro Ereignis müssen nicht deklariert werden. Zu den Naturalgeschenken gehört auch die Abgabe eines Gutscheines. Aber Achtung, Bargeldgeschenke sind immer als Lohnbestandteile zu werten und müssen somit immer unter Ziffer 2.3 deklariert werden. Überschreitet ein Naturalgeschenk den Wert von CHF 500 muss der gesamte Wert in Ziffer 2.3 deklariert werden. Es ist somit nicht von einem Freibetrag zu sprechen, sondern von einer Freigrenze.
Wer muss den Lohnausweis unterschreiben?
Wird der Lohnausweis vollautomatisch aus der Lohnsoftware erstellt, muss er nicht handschriftlich unterzeichnet werden. Der eLohnausweis aus dem Programm der SSK gilt nicht als vollautomatisch und muss von Hand unterzeichnet werden. Zu unterschreiben hat, wer für die Angaben im Lohnausweis verantwortlich ist. Das kann ein Mitarbeiter des Unternehmens oder eine Treuhandgesellschaft sein. Im Feld I muss zudem immer der Name des Arbeitgebers stehen.
Dies sind nur einige Punkte, auf welche man achten sollte. Es gibt jedoch noch viele weitere Aspekte, die zu Stolperfallen werden können. Sie können diese in der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises oder in den FAQ zum Lohnausweis nachlesen.
Gerne sind auch wir für Sie da und unterstützen Sie bei der Erstellung Ihrer Lohnausweise oder Ihrer Lohnbuchhaltung.
Ihre Rising Finance GmbH
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