Warum man Belege behalten muss
- ein Wirrwarr durch das Gesetz
Muss man die Terminalquittungen der Kreditkartenzahlungen aufbewahren oder können sie vernichtet werden? Welche Belege müssen generell aufbewahrt werden? Wie kann ich die Belege aufbewahren? Und wie lange müssen die Belege überhaupt aufbewahrt werden?
Haben Sie sich auch schon einmal eine dieser Fragen gestellt und sind zu keinem Resultat gekommen? Wir haben solche oder auch ähnliche Anfragen schon des Öfteren erhalten. In diesem Blogbeitrag setzen wir uns nun intensiv mit dem Thema auseinander und hoffen damit das Wirrwarr im Gesetzesdschungel zu entknoten.
Um unser Ziel zu erreichen, müssen wir zuerst in das Gesetz eintauchen. Wen die Herleitung nicht interessiert, kann diese auch weglassen, eine kurze Zusammenfassung wird am Schluss dieses Blogbeitrages angefügt.
Die Grundlagen der Aufbewahrungspflicht finden sich im Obligationenrecht. Doch was wird darin beschrieben?
Den ersten Hinweis auf die Aufbewahrungsform findet man im Artikel 957a Abs. 3 OR. Der Artikel selbst regelt jedoch noch nicht die Aufbewahrung, sondern kümmert sich in erster Linie um die Buchführung. Dort wird also beschrieben, was als Buchungsbeleg gilt. Dies sind namentlich «alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die Notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können.» Mit dieser Aussage aus dem OR ist nun schon klar, dass die Prüfspur gegeben sein muss und eine Ablage in Papierform oder elektronisch möglich ist.
Doch die Handhabung der Aufbewahrung haben wir somit noch nicht gelöst.
Der Nächste Artikel, den wir uns nun genauer anschauen können, ist Artikel 958f OR. Der Titel «Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher» nähert sich nun bereits unserem Thema an. Anhand dieses Artikels wird klar, wie lange die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege, die Geschäftsberichte und die Revisionsberichte aufbewahrt werden müssen. Grundsätzlich wird hier die Frist von 10 Jahren genannt, welche mit Ablauf des Geschäftsjahres beginnen. Bei den Geschäftsberichten und den Revisionsberichten wird sogar darauf hingewiesen, dass diese schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren sind. Bei den Geschäftsbüchern und den Buchungsbelegen wird wiederum derselbe Wortlaut gewählt, wie wir Ihn bereits aus dem Art. 957a Abs. 3 OR kennen, jedoch mit dem Zusatz, dass die Belege jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Der wichtigste Teil dieses Art. 958f OR ist jedoch die Ziffer 4, in welchem der Bundesrat erwähnt wird, der eine Vorschrift dazu erlassen soll. Somit führt uns nämlich diese Ziffer4 direkt in die «Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher» die Kurz nur Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) heisst.
Die Geschäftsbücherverordnung
Wenn man die Geschäftsbücherverordnung vor sich hat, ist dies zuerst ein kurzes Werk, das es sich lediglich um 12 Artikel handelt. Doch ist die Aussagekraft dahinter immens. Denn während das OR nur sagt, wie abgelegt werden kann, wird hier genau definiert wie abgelegt werden muss.
Doch gehen wir erst einmal der Reihe nach. Am Anfang der Verordnung wird erklärt, dass Sich diese Verordnung auf das Obligationenrecht stützt, welche «Bücher» geführt werden müssen und nach welchen Grundsätzen gearbeitet werden muss. Im Art. 3 GeBüV wird die Integrität also die Echtheit und Unverfälschbarkeit der Belege beschrieben. Jeder Beleg, egal ob als Papierbeleg oder in elektronischer Form darf, gemäss diesem Artikel nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. Nun müssen wir kurz in der Verordnung zum Artikel 9 GeBüV springen. In diesem wird nämlich klar definiert, welche Informationsträger unveränderbar und welche veränderbar sind, jedoch unter Bedingungen trotzdem genutzt werden können.
Zu den unveränderbaren Informationsträgern gehörten das Papier, der Bildträger und der unveränderbare Datenträger.
Als zulässiger veränderbarer Informationsträger gilt, was folgende Kriterien einhält:
- Wenn ein technisches Verfahren genutzt wird, bei dem die Integrität gewährleistet wird, in dem z.B. die digitale Signatur genutzt wird
- Wenn durch einen Zeitstempel ein Änderungsdatum festgehalten wird
- Wenn die Vorschriften des gewählten technischen Verfahrens zum Zeitpunkt der Speicherung eingehalten werden
- Wenn Protokolle und Logfiles ebenfalls aufbewahrt werden
Durch diese Grundinformationen weiss man schon einmal, dass die Aufbewahrung von Papier gemäss der Verordnung kein Problem darstellt, da Papier nämlich nie veränderbar, quasi in Stein gemeisselt. ist. Doch anders als Stein, der nicht einfach so verblassen kann, können bei Thermobelegen z.B. aus dem Kassensystem die Angaben plötzlich nicht mehr lesbar sein. Dies kann sich zu einem Problem entwickeln, denn Artikel 6 GeBüV sagt aus, dass ein Beleg so aufbewahrt werden muss, dass er bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person (Revisor) innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden kann. Die Belege müssen auch ohne Hilfsmittel lesbar gemacht werden können.
Die elektronische Ablage hat ebenfalls Problemstellungen, die beachtet werden müssen. Sie wird zum Beispiel nur akzeptiert, wenn alle oben genannten Punkte erfüllt sind. Doch dies ist noch lange nicht alles. Artikel 4 GeBüV verlangt eine Dokumentation der Arbeitsanweisungen, in welcher die Organisation, die Zuständigkeit, die Abläufe und Verfahren und die Infrastruktur (Programme), die bei der Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Belege zur Anwendung kommen, enthält. Diese Anweisungen müssen aktualisiert werden und nach den gleichen Grundsätzen und gleich lange aufbewahrt werden, wie die Geschäftsbücher, die danach geführt werden.
Nun fragt man sich, was passiert, wenn man die Daten auf ein anderes System übertragen möchte? Auch dafür präsentiert uns die Geschäftsbücherverordnung eine Lösung. Im Artikel 10 Absatz 2 GeBüV ist geregelt, dass eine Datenmigration möglich ist, wenn folgende Punkte eingehalten werden:
- Die Vollständigkeit und die Richtigkeit der Informationen werden gewährleistet
und
- Die Verfügbarkeit und die Lesbarkeit den gesetzlichen Anforderungen weiterhin genügen.
Ausserdem ist ein Protokoll über den Übertrag zu führen und dieses muss zusammen mit den Daten/Informationen aufbewahrt werden.
Die Mehrwertsteuer
Wir wissen nun, welche Belege aufbewahrt werden müssen und wie diese aufbewahrt werden können, doch nun kommt noch eine dritte Partei dazu. Es handelt sich namentlich um die Mehrwertsteuer.
Damit wir die Anforderung der MWST verstehen können, müssen wir uns um einige Grundlagen kümmern. In erster Linie geht es hierbei um den Begriff «Rechnung». Gemäss Artikel 3 Buchstabe k MWSTG ist eine Rechnung, jedes Dokument auf dem ein Entgelt für eine Leistung abgerechnet und die einer Drittperson ausgestellt wird. Es ist hierbei egal, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr genannt wird. Als Beispiel können hier die Quittungen, die Kassenzettel, Verträge und Gutschriften des Leistungsempfängers oder des Leistungserbringers gelten. Belastungsanzeigen von Kreditkartenzahlungen gehören aber explizit nicht dazu. Dort müssen die Einzelquittungen/-rechnungen beigelegt werden.
Damit diese Rechnung jedoch für die MWST eine Gültigkeit hat, müssen folgende Kriterien eingehalten werden:
- Name und Ort des Leistungserbringers
- Hinweis das der Leistungserbringer im MWST-Register eingetragen ist, sowie die Nummer, unter der die Eintragung besteht
- Name und Ort des Leistungsempfängers
- Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung
- Art, Gegenstand und Umfang der Leistung
- Entgelt für die Leistung
- Angewendeter Steuersatz und den vom Entgelt geschuldeten Steuerbetrag
Jetzt denken einige sicherlich sofort an die Kassenquittungen, welche nie den Leistungsempfänger enthalten. Nun dort ist geregelt, dass diese Rechnungen diese Angaben nicht benötigen, sofern sie den Betrag von CHF 400.00 nicht überschreiten. All diese Details finden sich im Artikel 26 MWSTG.
Wenn wir uns nun die Aufbewahrungsrichtlinien der MWST ansehen, landen wir beim Artikel 70 MWSTG. Dort heisst es, dass die steuerpflichtige Person ihre Geschäftsbücher und Aufzeichnungen nach den handelsrechtlichen Grundsätzen zu führen hat. Die MWST kann jedoch eine erweiterte Aufzeichnungspflicht erlassen, sofern diese Aufzeichnungen für die Erhebung der MWST unerlässlich ist. Die Aufbewahrungspflicht beträgt nach diesem Artikel 10 Jahre, da sie sich auf die absolute Verjährung der Steuerforderung stützt, welche im Artikel 42 Abs. 6 MWSTG genannt wird. Eine Ausnahme bilden die Geschäftsunterlagen, die im Zusammenhang mit der Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gegenständen stehen. Diese sind während 20 Jahren aufzubewahren. Im gleichen Artikel wird wiederum auf die GeBüV (oben beschrieben) verwiesen, wenn es um die papierlose Aufbewahrung geht.
Für die Zusammenfassung unseres Artikels, gehen wir nochmals auf oben genannte Fragen ein.
Welche Belege müssen generell aufbewahrt werden?
Alle Belege, welche Notwendig sind, um die Geschäftsvorfälle oder den Sachverhalt einer Buchung nachvollziehen zu können. Somit kann die Prüfspur sichergestellt werden. Zusätzlich muss beachtet werden, dass auch alle Belege, welche für die Erhebung der MWST relevant sind, aufzubewahren sind.
Wie können Belege aufbewahrt werden?
Sie können in Papierform oder elektronisch aufbewahrt werden. Es gilt für beide Formen zu beachten, dass die Belege jederzeit wieder lesbar gemacht werden müssen können. Bei der elektronischen Ablage muss zusätzlich die GeBüV-Konformität eingehalten werden.
Wie lange müssen die Belege überhaupt aufbewahrt werden?
Gemäss OR müssen Buchhaltungsbelege 10 Jahre nach Ablauf des entsprechenden Geschäftsjahres aufbewahrt werden. Ist ein Unternehmen MWST-Pflichtig und handelt es sich um Belege von unbeweglichen Gegenständen müssen sie mind. 20 Jahre aufbewahrt werden. In der Praxis wird oft von 25 Jahren gesprochen, dies entsteht aus der Verjährungsfrist gemäss Art. 70 MWSTG.
Kann ich meine Belege auch elektronisch ablegen und unterliegt sie bestimmten Vorschriften?
Ja, wenn folgende Kriterien eingehalten werden:
- Wenn ein technisches Verfahren genutzt wird, bei dem die Integrität gewährleistet wird, in dem z.B. die digitale Signatur genutzt wird
- Wenn durch einen Zeitstempel ein Änderungsdatum festgehalten wird
- Wenn die Vorschriften des gewählten technischen Verfahrens zum Zeitpunkt der Speicherung eingehalten werden
- Wenn Protokolle und Logfiles ebenfalls aufbewahrt werden
Zusätzlich wird eine Dokumentation der Arbeitsanweisungen gefordert. Die Vorschriften dazu findet man in der Geschäftsbücherverordnung.
Muss man Terminalquittungen der Kreditkartenzahlungen aufbewahren oder kann man diese vernichten?
Diese Frage zu beantworten ist nicht ganz einfach. Grundsätzlich ist dieser Beleg keine Rechnung im MWST-Sinn, da mehrere der geforderten Angaben fehlen. Sind diese Quittungen für die Prüfspur unerlässlich? Dies muss jeder für sich selbst entscheiden. Denn grundsätzlich gilt, wird der ursprüngliche Informationsträger vernichtet, trägt das aufbewahrungspflichtige Unternehmen die damit verbundenen Risiken.
Sollten noch Fragen offen geblieben sein, dürfen Sie sich gerne bei uns melden.
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